Kiedy rozpocząć proces zakupu sprzętu do nowego gabinetu?

Rozmowy o sprzęcie zacznij przy koncepcji gabinetu, przed zamknięciem projektu wykonawczego, nawet jeśli remont jeszcze nie ruszył. Projekt wykonawczy to rysunki, według których ekipa wykonuje instalacje i budowę. Gdy unit i aparat RTG są na nich od początku, architekt nie zgaduje, jakie przyłącza zaplanować.

Rozmowa z dostawcą nie jest zamówieniem. Dostawca buduje konfigurację roboczą, czyli wstępną listę urządzeń z opcjami, i ją wycenia. Ceny i warunki mogą się zmienić do zamówienia, więc to wstępna wycena, ale już ona pokazuje rząd wielkości całej inwestycji. Jeśli projekt już trwa, a o wyposażeniu jeszcze nie rozmawiałeś, zrób to jak najszybciej.

Zostawiony na koniec sprzęt podnosi koszty z dwóch powodów: bez konfiguracji nie ma pełnego kosztorysu, a bez wytycznych dostawcy architekt nie przygotuje właściwych instalacji i osłon. Pierwsza luka psuje budżet, druga wymusza poprawki w gotowym lokalu.

Wartość wyposażenia wpływa na decyzje, które zapadają przed remontem: koncepcję wizualną, standard wykończenia, meble. Kto poznaje ją na końcu, ma te wybory już za sobą. Strukturę całej inwestycji rozkłada artykuł o koszcie otwarcia gabinetu stomatologicznego.

Z instalacjami i ochroną radiologiczną jest podobnie. Źle zaplanowane przyłącza i osłony oznaczają poprawki w gotowym lokalu, a przy aparatach RTG także dłuższe uruchomienie i legalizację, czyli załatwianie formalności, bez których nie wolno ich używać.

Sprzęt wybieraj po policzeniu, ile gabinet musi zarabiać, a nie w pierwszym zachwycie nowym biznesem. Doradcy XDENTAL często proponują, żeby skaner poczekał, aż skończy się budowa i wykończenie. Przed podpisaniem zamówienia policz miesięczny koszt rat, pozostałe stałe koszty gabinetu i liczbę pacjentów, która pokryje je w pierwszych miesiącach. Jak euforia zakupowa wygląda w praktyce, opisuje artykuł o błędach przy tworzeniu gabinetu.

Dostawca sprzętu przekazuje architektowi wytyczne do przyłączy i instalacji pod unity stomatologiczne, system ssący, sprężone powietrze, autoklawy i urządzenia radiologiczne. Architekt zamienia je na rysunki instalacji. Bez wytycznych rysuje przyłącza na ślepo, a pomyłki wychodzą dopiero w gotowym lokalu, gdy poprawka oznacza kucie.

Wytyczne mają konkretny kształt. Producent unitu Dentsply Sirona Axano opisuje w dokumencie instalacyjnym, jakie pole przyłączy ma czekać w podłodze (woda, powietrze, ssanie, odpływ) i co trzeba doprowadzić na miejsce. Przyłącza, których zabraknie, dołożysz dopiero po rozkuciu podłogi. Dalsze parametry znajdziesz w tekście o wymaganiach technicznych sprzętu stomatologicznego.

Na tym samym etapie przygotuj projekty osłon radiologicznych. Dzięki nim zaprojektujesz pomieszczenie pod tomograf CBCT (aparat do trójwymiarowych zdjęć zębów i szczęki) albo pantomograf oraz miejsce aparatów punktowych, czyli małych aparatów RTG do zdjęć pojedynczych zębów, stojących przy unitach. Każdy aparat RTG, także mały punktowy, wymaga zezwolenia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego (art. 5 ust. 4 Prawa atomowego). Do wniosku o nie dołącza się dokumentację projektową pracowni (Dz.U. 2021 poz. 1667), więc ustawienie aparatów ustal, zanim projekt trafi do wniosku.

Konfigurację roboczą zbuduj na 4 danych: liczbie gabinetów, zabiegach od pierwszego dnia, planie rozbudowy i osobach pracujących na stanowisku. Z nich doradca wyprowadza rodzaj sprzętu oraz technologie, które mają działać już na starcie, a dla XDENTAL to punkt wyjścia wyceny.

Łukasz Kupian dzieli wyposażenie na dwie grupy, według jednego pytania: czy bez tego da się otworzyć gabinet i przyjąć pierwszego pacjenta.

Wyposażenie podstawowe to to, bez czego odpowiedź brzmi „nie”:

• unit stomatologiczny, bo bez niego nie przyjmiesz pacjenta, razem z zapleczem technicznym: pompami, kompresorem i w razie potrzeby separatorem amalgamatu (urządzeniem, które zatrzymuje w ściekach z unitu drobiny wypełnień amalgamatowych zawierających rtęć),
• RTG punktowe, które zdaniem Kupiana jest dziś standardem, a nie dodatkiem,
• sterylizacja,
• pantomograf albo tomograf: przy obecnym stanie rynku gabinet, który chce być konkurencyjny, ma jedno z nich,
• oprogramowanie do codziennej pracy z pacjentami, opisywania planów leczenia i obsługi placówki oraz IT, w tym serwer. Klienci często o nim zapominają. Dane pacjentów trzeba zabezpieczać, więc to nie jest dodatek.

Wyposażenie dodatkowe służy rozwojowi gabinetu, dopasowaniu go do specjalizacji i poszerzeniu oferty o nowe usługi:

• skanery wewnątrzustne i skanery twarzy 3D, a także gabinetowe systemy CAD/CAM, czyli komputerowe projektowanie i wytwarzanie uzupełnień,
• drobny osprzęt: dodatkowe mikrosilniki, lupy, lampy,
• oprogramowanie dodatkowe, które pozwala wykorzystać pełny potencjał sprzętu diagnostycznego, na przykład skanerów i tomografów,
• mikroskopy.

Z tego podziału wynika praktyczna kolejność. Do projektu wpisz całe wyposażenie podstawowe oraz rezerwę miejsca i instalacji pod to, co dokupisz później, na przykład pod tomograf CBCT. Miejsce i instalacje taniej przewidzieć przed remontem niż po nim. Pozycję z listy dodatkowej kupisz, gdy rachunek na to pozwoli.

Zakup sprzętu prowadź razem z projektem gabinetu, w 6 krokach: od pierwszej konsultacji architekta z doradcą po zamówienie urządzeń. Każdy krok opiera się na poprzednim: kosztorys wymaga konfiguracji, a termin zamówienia znasz dopiero po sprawdzeniu dostaw.

1. Projekt: architekt konsultuje układ gabinetów z doradcą od wyposażenia.
2. Potrzeby: doradca ustala rodzaj sprzętu i technologie, które chcesz wdrożyć.
3. Budżet: kosztorys konfiguracji porównujesz z kwotą przeznaczoną na sprzęt i przeliczasz warianty finansowania.
4. Prezentacje: oglądasz urządzenia na żywo, najlepiej już w pierwszych rozmowach.
5. Terminy: sprawdzasz terminy dostaw, czas instalacji i warunki zamówienia.
6. Zamówienie: składasz je z wyprzedzeniem dopasowanym do tych terminów.

W XDENTAL urządzenia pokazujemy najczęściej już w pierwszych rozmowach, żeby nawet wstępne konfiguracje i kalkulacje były jak najdokładniejsze. W usłudze Gabinet360® ten porządek jest wpisany w proces: koncepcja gabinetu z terminami, projekty technologiczne i wykonawcze, kosztorys w wariantach, wybór finansowania i realizacja.

Termin zamówienia policz od daty otwarcia: odejmij czas dostawy i montażu, który potwierdzi dostawca, i dodaj zapas. Zdarza się, że klienci XDENTAL zamawiają unity stomatologiczne, autoklawy i resztę wyposażenia nawet rok przed uruchomieniem gabinetu. Zamówienie z takim wyprzedzeniem nie zwalnia jednak z policzenia rat i kosztów, zanim podpiszesz zamówienie.

Czasy dostawy i montażu różnią się między urządzeniami i producentami, więc zapytaj o nie dostawcę osobno dla każdego z nich:

• Ile trwa dostawa unitu, autoklawu, pantomografu albo tomografu i aparatów punktowych od potwierdzenia zamówienia?
• Ile trwa montaż każdego z nich i co musi być w lokalu gotowe przed montażem (przyłącza, podłoga, meble)?
• Co się stanie z zamówieniem, jeśli remont się opóźni: czy da się przesunąć dostawę i kto do tego czasu przechowuje sprzęt?
• Od kiedy płacisz raty i od kiedy biegną inne koszty związane z zamówionym sprzętem?

Gdy projekt jest zamknięty, a sprzętu nie wybrano, najpierw szybko wybierz modele i poproś dostawcę o ich wytyczne, potem porównaj je z rysunkiem i z tym, co już wykonano, a dopiero na końcu pozwól zakryć posadzkę i ściany. Dopóki nie ma wybranych modeli, nie ma też z czym porównywać rysunku.

1. Wybierz modele unitów, aparatów RTG, systemu ssącego, sprężarki i sterylizacji. Do wyboru wystarczy konfiguracja robocza.
2. Poproś dostawcę o wytyczne do przyłączy tych modeli.
3. Porównaj wytyczne z rysunkiem i z tym, co ekipa już wykonała. Rozbieżności zapisz od razu.
4. Poproś wykonawcę, żeby nie zakrywał posadzki i ścian z instalacjami, zanim skończysz porównanie.

Przyłącza pod unit poprawisz tanio na rysunku, a drogo dopiero w gotowej podłodze albo ścianie. Na co jeszcze patrzeć przy tym porównaniu, pokazuje wspomniany wyżej artykuł o błędach przy tworzeniu gabinetu. Co ustalić na którym etapie, pokazuje tabela.