Jakie błędy popełniają lekarze i inwestorzy przy tworzeniu gabinetu stomatologicznego?

Najczęstsze błędy to zakupy w euforii, kosztorys na oko, lokal bez analizy i rzut bez dostawcy sprzętu. Tabela ustawia je na osi czasu.

Euforia podnosi koszty, bo inwestor kupuje więcej, niż potrzebuje, i nie wie, ilu pacjentów musi przyjąć, żeby gabinet wyszedł na zero. XDENTAL widzi to u klientów, którzy zgłaszają się po pomoc przy otwarciu. Zaczynają w dobrych emocjach: nie robią biznesplanu ani analizy kosztów, nie liczą, ilu pacjentów musi przyjąć gabinet w pierwszych miesiącach, żeby choć nie tracić. Sprzęt kupują bez poważnych negocjacji cen i często chcą więcej, niż im trzeba.

Zakupy są wtedy łatwe i przyjemne dla obu stron. Rachunek przychodzi po pół roku albo po roku. Gdy gabinet chce dokupić kolejne urządzenie, entuzjazm znika, bo klient zderza się z miesięcznymi kosztami i ratami za sprzęt, który kupił z takim zapałem.

Pomaga podział z wykładu Łukasza Kupiana na wyposażenie podstawowe, bez którego nie przyjmiesz pierwszego pacjenta, i dodatkowe, które może poczekać; obie listy są w artykule o tym, kiedy zacząć zakupy sprzętu.

Czasem XDENTAL sam ostudza zapał klienta: pyta, czy skaner albo tomograf muszą stać w gabinecie już na starcie, skoro najpierw trzeba skończyć budowę i wykończenie.

Zamiast pytać, ile urządzenie kosztuje, zapytaj, co Ci odzyska: czas, pacjentów albo pieniądze. Zakup może nawet podnieść koszty, jeśli rozwiązanie bardziej angażuje zespół, niż go odciąża. Do każdego urządzenia zadaj cztery pytania:

1. Czy zwiększy przychód, na przykład dzięki nowej usłudze?
2. Czy przyciągnie pacjentów, gdy powiesz, że je masz?
3. Czy skróci czas leczenia, tak że w tym samym czasie przyjmiesz więcej osób?
4. Czy obniży koszty? Według Łukasza rata za nowy unit z długą gwarancją bywa niższa niż miesięczny serwis starego, który ciągle się psuje.

Dwa rachunki z wykładu pokazują, jak to wygląda w złotówkach.

Pierwszy dotyczy czasu asysty. Po całym dniu pracy asysta przygotowuje płyn do przepłukania systemu ssącego, nalewa go do pojemnika i pilnuje, żeby przepłynął do końca. Przy 20 minutach dziennie to kilka dni pracy w roku.

Unit z automatycznym przepłukiwaniem wymaga 30 sekund. Łukasz liczy, że przy stawce godzinowej asysty daje to kilkanaście tysięcy złotych w skali kilku lat, i dlatego droższy model z takim systemem bywa wart dopłaty.

Drugi dotyczy tomografu. Przy 30 pacjentach miesięcznie odsyłanych na badanie na zewnątrz i średniej cenie badania 200 zł (od 150 zł za małe pole do 400 zł za największe) gabinet traci 6 000 zł przychodu miesięcznie. Według Łukasza to pokrywa raty z odsetkami, serwis i koszty ochrony radiologicznej.

Gdy z braku badania na miejscu gabinet traci cztery implantacje miesięcznie, przy średniej cenie pełnego procesu około 6 000 zł wychodzi 24 000 zł miesięcznie, czyli prawie 300 000 zł rocznie. Lekarze zwykle tego nie widzą, bo nie mierzą, ilu pacjentów tracą.

Wystarczą miesiąc lub dwa notowania, ilu pacjentów wysłano na zewnątrz. Szerzej o tomografie piszemy w artykule o tomografie CBCT w gabinecie.

Po zakupie dochodzą przeglądy, serwis i IT, które inwestor w euforii pomija.

Droższy unit nie zarabia więcej, jeśli pracują na nim zatrudnieni lekarze; ten rachunek rozpisuje artykuł o gabinecie prowadzonym przez nie-lekarza. Tu liczy się to, co przychodzi po zakupie.

Rata droższego unitu wydaje się wyższa tylko o 1 000 zł miesięcznie, ale dochodzą przeglądy roczne. Przy pięciu unitach to pięć droższych przeglądów, a według rachunku z wykładu kilkadziesiąt tysięcy złotych kosztów więcej. Po roku od zakupu wielu klientów nie chce ich robić. Pada argument „stary unit pięć lat nie miał przeglądu i nic się nie działo”, tyle że to urządzenie medyczne, a niesprawne narażałoby zdrowie pacjenta. Przeglądy opisuje wpis o przeglądach technicznych sprzętu.

Trzecia pozycja to IT. Zdarzało się, że dopiero przy instalacji sprzętu właściciel nowej kliniki z kilkoma stanowiskami mówił: po co mi serwer, wystarczy laptop. Dane pacjentów trzeba zabezpieczać, a serwer wymaga fachowego serwisu, więc zaplanuj je razem z resztą wyposażenia.

Konfiguracja unitu przypomina konfigurację samochodu: jest baza i dokładane do niej opcje, których bywa kilkadziesiąt. Opcje potrafią z unitu za 60 000 zł zrobić unit za 100 000 zł, więc pomyłka kończy się albo przepłaceniem, albo brakiem opcji, której stanowisko później potrzebuje (wcześniejsza wersja wpisu Łukasza Kupiana). Zanim zamówisz, rozpisz, kto będzie pracował na stanowisku, jakie zabiegi tam wykona, jakie przyzwyczajenia mają lekarze i czy zespół będzie się zmieniał. Z tej listy wynika, które opcje unitu stomatologicznego się opłacają. Jeśli planujesz kilka stanowisk, sprawdź też, co da się wspólnie wykorzystać; wskazówki zebraliśmy w artykule o obniżaniu kosztu wyposażenia.

Kosztorys na oko zatrzymuje inwestycję, bo opiera się na kwotach, które zdążyły się zestarzeć, zanim z nich skorzystasz. Inwestor zna zwykle cenę lokalu albo działki, a resztę szacuje z internetu lub od znajomych, którzy też otwierali gabinet. Kwoty starsze o dwa albo trzy lata już się nie zgadzają, a sama inwestycja potrafi potrwać kolejne kilka lat, więc rozjazd rośnie. Skutek to przestój w połowie prac z braku środków.

Zbierz trzy wyceny: od biura projektowego, dostawcy sprzętu i wykonawcy; jakie pytania zadać każdemu z nich, opisuje wpis o koszcie otwarcia gabinetu stomatologicznego.

Zanim kupisz lokal albo działkę, sprawdź plan zagospodarowania, wysokość, powierzchnię, okna, wentylację, parking i podjazd. Plan zagospodarowania przestrzennego to dokument gminy, który mówi, co wolno zbudować na danej działce. Zdarza się, że uniemożliwia on budowę takiej placówki, jaką sobie zaplanowałeś, albo mocno ją ogranicza. Zmiana planu lub przeznaczenia działki bywa możliwa, ale może trwać nawet kilka lat. W tym czasie środki leżą zamrożone, a kredyt trzeba spłacać mimo braku możliwości budowy.

W lokalu mylące bywa samo przeznaczenie na usługi, które jeszcze nie gwarantuje gabinetu. Dlatego zleć analizę lokalu albo działki doświadczonym osobom przed zakupem. Pokaże ryzyka, a czasem da podstawę do negocjacji ceny ze sprzedającym. Jak włączyć ją w cały proces, opisuje artykuł o formalnościach przed otwarciem gabinetu.

Unit w projekcie bywa po złej stronie, gdy rzut powstaje bez dostawcy sprzętu. Rzut to rysunek pomieszczenia z góry. Po której stronie fotela stoi blok spluwaczki (miejsce z miską do płukania ust przy fotelu pacjenta), zależy od tego, czy lekarz jest prawo-, czy leworęczny. Jeśli architekt ustawi fotel tak, jak wygodnie mu w pomieszczeniu, stanowisko wychodzi odwrotnie, niż pracuje lekarz. Zdarza się to nawet w projektach uzgodnionych już z rzeczoznawcą do spraw sanitarnohigienicznych, który opiniuje projekt przed sanepidem.

W realizacjach XDENTAL klient bywa u nas dopiero wtedy, gdy projekt jest gotowy, a ekipa wykończeniowa stoi na lokalu. Architekt nie dostał informacji, jak przygotować przyłącza, czyli miejsca w podłodze i ścianach, z których do sprzętu wychodzą woda, prąd, powietrze i ssanie. Gdy unit na rzucie jest narysowany w lustrzanym odbiciu, odwrócone wychodzą też meble, multimedia i proces pracy z pacjentem. Poprawka oznacza kucie i przeróbkę mebli.

Zapobiega temu wspólna praca architekta i dostawcy sprzętu na etapie układu funkcjonalnego, czyli rzutu z podziałem na pomieszczenia. W XDENTAL konsultujemy z architektem rozwiązania i porównujemy warianty. Konfiguracja wyposażenia wpływa też na rozmieszczenie pomieszczeń, więc rozmowa o sprzęcie nie może czekać na gotowy rzut.

Ustawienie pantomografu albo tomografu CBCT w pracowni zmienia zakres osłon, które trzeba wykonać. CBCT to tomograf robiący zdjęcie 3D szczęki, a osłony to ściany, okna i drzwi zatrzymujące promieniowanie. Czasem samo obrócenie urządzenia do innej ściany obniża koszt osłon o kilka tysięcy złotych (wcześniejsza wersja wpisu Łukasza Kupiana). Wynik poznasz dopiero z obliczeń w projekcie, bo zależy od mocy aparatu i od tego, co leży za ścianą.

Każdy model ma też własny sposób sterowania i pozycjonowania pacjenta, więc układ pomieszczenia dobrany pod jeden aparat bywa niewygodny dla innego. Do wniosku o zezwolenie na uruchomienie pracowni dołącza się jej dokumentację projektową (załącznik nr 1 pkt 2.11 rozporządzenia Rady Ministrów z 30 sierpnia 2021 r.). Zakres i wykonawcę projektu opisuje artykuł o projekcie osłon radiologicznych.

Inwestorzy rozmawiają z dostawcą za późno, bo boją się lawiny ofert, telefonów i maili. Na etapie projektu dostawca nic nie sprzedaje, tylko mówi architektowi, gdzie mają wyjść rury i kable. Wytyczne do instalacji to nie oferta, a wybór sprzętu zostaje po stronie inwestora.

XDENTAL pracuje z klientem od wczesnego etapu, w ramach nadzoru technicznego i wsparcia przy tworzeniu gabinetu, które obejmuje usługa Gabinet360®.

Porównaj trzy rzeczy: rysunek, instrukcję wybranego modelu i wykonanie na miejscu, zanim ekipa zakryje ściany i posadzki. Rozbieżność zapisz i wyceń, nim wykonawca zamknie ścianę. Unit Dentsply Sirona Axano wymaga na przykład pola przyłączy z mediami i zasilaniem oraz przepustu na kable do sieci i komputera, a brakującej pozycji nie dodasz bez kucia posadzki (instrukcja montażu, sekcje 3.1 do 3.5 i 4.4).

Kontrolę przeprowadź w tej kolejności:

1. Porównaj rysunek z konfiguracją, którą zamawiasz: strona unitu zgodna z ręką lekarza, ustawienie aparatu RTG, miejsce pompy ssącej.
2. Zestaw rysunek z instrukcją montażu każdego modelu, bo przyłącza i mocowania wynikają z niej, a nie z ogólnych zasad.
3. Obejrzyj wykonanie, zanim zostanie zakryte, i zrób zdjęcia przewodów w podłodze oraz w ścianach.
4. Zapisz każdą rozbieżność, wskaż, kto ją poprawia, i sprawdź poprawkę przed dostawą sprzętu.

Zmiana modelu unitu albo tomografu wymaga sprawdzenia od nowa przyłączy, zasilania, trasy ssania i osłon. Wartości innych unitów zebrano w artykule o wymaganiach technicznych sprzętu stomatologicznego. Jedna osoba powinna pilnować aktualnych rysunków i zgłaszać każdą zmianę wykonawcy, bo po zakryciu przewodów ich nie zobaczysz.