W tym materiale opowiem Ci na co powinieneś zwrócić szczególną uwagę otwierając lub prowadząc gabinet stomatologiczny jeśli chcesz znacząco zmniejszyć ilość awarii urządzeń i co za tym idzie ograniczyć koszty i przestoje gabinetu z tym związane więc jeśli prowadzisz lub chcesz otworzyć gabinet stomatologiczny to w tym filmie znajdziesz dużo przydatnych informacji.
Zauważyłem, że za każdym razem kiedy ktoś zada pytanie na grupach lub forach branżowych odnośnie tego jaki unit lub tomograf wybrać lub jakiego dostawce wybrać to za chwile pojawia się szereg komentarzy – zacznij od serwisu, najważniejszy jest serwis który najlepiej mieszka za ścianą. Bez dobrego serwisu w okolicy nie bierz pod uwagę tego i tego modelu. Nie wiem dlaczego ale wydaje mi się, że jest taki utarty schemat że kupując sprzęt z góry zakładamy że będzie on się co drugi dzień psuł.
Długo rozmyślałem nad tym dlaczego tak jest i doszedłem do wniosku że są to przyzwyczajenia lekarzy z przed 10 lub 15 lat gdzie dostępność dobrych specjalistów była zwyczajnie mniejsza, sprzęt był gorszej jakości ( nie każdy) wiedza i doświadczenie specjalistów było mniejsze i dlatego awarie występowały częściej. Ja mając już ponad 10 letnie doświadczenie w serwisie, instalacji i sprzedaży wyposażenia do gabinetów przeanalizowałem co najczęściej ma wpływ na usterki i awarie oraz jak je ograniczyć do minimum. Oczywiście, dostępność serwisu jest ważna, sprzęt może ulec awarii nie zależnie od nas i są sytuacje kiedy nie mamy na to wpływu. Chociaż możemy to znacząco zmniejszyć.
- Pierwszą rzeczą, którą powinieneś brać pod uwagę są regularne przeglądy techniczne urządzeń – każde urządzenie, które używasz w gabinecie jest urządzeniem certyfikowanym do użytku w środowisku medycznym dzięki, którym wykonujesz specjalistyczne procedury na ludzkim organizmie, tylko z tego względu urządzenia powinny być minimum raz w roku sprawdzone przez autoryzowanego technika czy oby na pewno działają prawidłowo i są używane zgodnie z przeznaczeniem. Drugim ważnym aspektem przy przeglądach jest to, że dzięki niemu technik wykonujący przegląd może zauważyć zużycie poszczególnych elementów i zalecić ich wymianę lub naprawę zanim spowodują poważniejszą usterkę w niespodziewanym momencie. Takie działanie ograniczy ilość niespodziewanych usterek do minimum.
- Zaplanuj regularne konserwacje urządzeń przez personel w gabinecie. Producent każdego urządzenia, które posiadasz w gabinecie zapewnia tzw. plan czyszczenia i pielęgnacji czyli dokument, w którym opisane są wszystkie cykliczne procedury, które powinieneś wykonać aby utrzymać dane urządzenie w czystości i zapewnić mu właściwe środowisko pracy. Procedury te będą inne zależnie od częstotliwości i rodzaju urządzenia. Powinny one być zaplanowane w gabinecie i wykonywane zgodnie z zaleceniami.
- Prowadzenie historii konserwacji i napraw. W gabinecie powinieneś prowadzić historię konserwacji i napraw urządzeń, może być to zeszyt, dokument, plik w excel lub dedykowana aplikacja. Każda procedura konserwacji, naprawy, przeglądy techniczne, wymiany części, aktualizacje lub kalibracje powinny zostać zapisane i ewidencjonowane. Zbieranie i praca na danych pozwoli Ci je cyklicznie analizować i podejmować kluczowe decyzje np. w przypadku wymiany sprzętu jeśli zauważysz, że koszt serwisu wzrasta lub jeśli dana usterka powtarza się kilka razy to czy nie warto porozmawiać z technikiem o przeanalizowaniu głębiej problemu i wyeliminowania go. Nie da się inaczej nad tym zapanować. My w XDENTAL korzystamy z oprogramowania serwisowego i ewidencjonujemy każde urządzenie naszych klientów, każde zgłoszenie, naprawę lub wymianę oraz koszty z tym związane. Na życzenie klienta możemy wygenerować raport z danego okresu czasu dla konkretnego urządzenia.
- Dokładne szkolenie personelu: Zwróć uwagę aby przy instalacji nowych urządzeń personel aktywnie brał udział w szkoleniach organizowanych przez dostawcę sprzętu. Nie raz spotykaliśmy się z sytuacją, że jednego dnia wykonywaliśmy szkolenie a za dwa dni dostawaliśmy telefon z pytaniem o rzeczy, które były powtarzane trzy razy na szkoleniu. Przy większych instalacjach a szczególnie przy aparatach RTG lub skanerach wewnątrzustnych my zapewniamy klientom minimum dwa szkolenia z obsługi a jeśli jest to wymagane to nawet trzy – wszystko zależy od stopnia wiedzy i zaangażowania klienta. Pomijając kwestie szkoleń wdrożeniowych pamiętaj również o regularnych szkoleniach dla nowego personelu lub obecnego.
- Osoba odpowiedzialna za sprzęt. Jeśli nie chcesz robić tego sam lub nie masz na to czasu ustal w zespole osobę odpowiedzialną za cały sprzęt w gabinecie, osoba ta powinna prowadzić ewidencje, monitorować ilość awarii, zajmować się kontaktem z serwisem i pilnować procesów konserwacji urządzeń. Tylko tak we właściwy sposób dopilnujesz tego żeby wszystko działało sprawnie i tym samym ograniczysz ilość usterek.
- Odpowiednie przygotowanie miejsca instalacji i uruchomienia urządzenia w gabinecie, zgodne z zaleceniami producenta. Niestety, nie wiem z czego to wynika ale to jest bardzo duży problem, bardzo dużo usterek które pojawia się w gabinecie stomatologicznym związane jest z niewłaściwym przygotowaniem instalacji do urządzeń i niewłaściwą instalacją. I niestety częste problemy spowodowane tymi rzeczami są spychane na złą jakość urządzeń lub wady fabryczne a nikt nie bierze pod uwagę tego w jakich warunkach pracują urządzenia oraz czy wszystkie zalecenia producenta zostały spełnione. A jest to bardzo istotne. Dlatego my naszą metodyką wyposażania nowych gabinetów prowadzimy budowy lub wykończenia lokali od samego początku tak aby wszystko przygotować zgodnie z wymogami i zaleceniami producenta i do minimum ograniczyć ilość awarii urządzeń.
Podsumowanie
Podsumowując… Jak zadbasz o punkty, które wymieniłem to znacząco ograniczysz ilość awarii urządzeń w gabinecie i zmniejszysz koszty z tym związane. Weź pod uwagę to, że większość nowych modeli urządzeń mają możliwość zdalnej diagnostyki a niektóre nawet ciągłego monitorowania ich pracy. Znacząco usprawnia to pracę serwisu ze względu na to, że dostaje on informacje o problemie zanim Ty go zauważysz.
